Vinkkejä

Vinkkejä juhlien ja tilaisuuksien järjestäjille

Kaikki lähtee tilaisuuden luonteesta ja ajankohdasta:

Mikä tilaisuus?

  • Onko kyse juhlista, syntymäpäivistä, häistä, sukutapaamisesta, vuosijuhlasta vai muusta tilaisuudesta?
  • Työpaikan koulutus, luento tai esittelypäivä voi piristää kummasti, kun se järjestetään erilaisessa ympäristössä.
  • Tilaisuuden luonne määrittää lähtökohtia ja antaa suuntaviivat suunnittelulle. Perinteisiäkin juhlia voi järjestää joko sillä turvallisella, perinteisellä tavalla tai sitten ihan uudella tavalla, kysy vinkkejä esim. cocktail-tilaisuuden järjestämisestä!
  • Arjen keskelle tarvitaan kohokohtia, upeita muistoja, jotka kantavat yli harmaiden tai vaikeidenkin aikojen. Joten aina kannattaa juhlia, kun on vähänkin aihetta!

Voinko valita ajankohdan?

  • Kesä on suosituinta juhla-aikaa, mutta myös syksyn pimenevissä illoissa on taikaa. Valaistuksella saa paljon tunnelmaa!
  • Kevään valo on lupaus uudesta, tulevasta kesästä ja talven pakkasilla on mukava tunnelmoida lämpimässä, lisäksi kynttilät näyttävät upeilta!

Kuka järjestää:

  • Kuka hoitaa tarvittavien palvelujen varaukset? Kuka koordinoi?
  • Tilaisuuksien järjestämisessä on usein enemmän työtä kuin etukäteen uskoisikaan. Onneksi apuja on saatavilla ja esimerkiksi ammattimainen juhlajärjestäjä auttaa juuri sen verran kuin haluatte.

Vaikka suunnittelu olisi mieluisaa, tärkeintä on ehtiä juhlimaan!

Muistilistaa:

Kutsut, kiitoskortit

  • kutsuttavien määrä
  • onko mukana lapsia ja minkä ikäisiä, tarvitaanko syöttötuoleja? Wallilan Kartanossa on käytettävissä kaksi syöttötuolia.

Juhlavaatteet, kampaukset, meikit

Valokuvaus

Juhlapaikka

  • Kun juhlat ovat ympärivuotiseen käyttöön tarkoitetuissa, lämmitettävissä ja ilmastoiduissa sisätiloissa (kuten Wallilan Kartanossa), juhlien järjestäjän ei tarvitse huolehtia sääolosuhteista. Wallilan Kartanon ilmalämmitys lämmittää tilat tarvittaessa nopeastikin, myös viileinä kesäiltoina. Kuumuuden varalle on ilmastointi ja myös luonnollinen ilmanvaihto meren rannikon mäellä toimii hyvin.
  • Ulkotiloissa tai lämmittämättömissä rakennuksissa on hyvä huomioida:
    • sadesuojaus: katoksia, niiden kokoaminen ja purkaminen, sateenvarjoja, sadetakkeja, sateensuojia tavaroille, kenkien sadesuojaus.
    • tuulioloihin varautuminen: ulkotiloissa saattaa tuulla reippaasti, joten siihen on hyvä varautua esimerkiksi telttojen, kylttien ja koristeiden asettelussa ja kiinnittämisessä
    • hellevarautuminen: aurinkosuojia, paljon vettä sekä muita juotavia, niiden viilentäminen, laseja, kannuja, tiskaus/jätehuolto, wc
    • kesän kylmyyteen varautuminen: lämmittimiä, sähköä, vilttejä

Kalusteet

  • Wallilan kartanossa kalusteet kuuluvat tilaan ja niitä voidaan tarvittaessa järjestää tilaisuuden luonteen mukaiseen järjestykseen. Myös ulkokalusteet kuuluvat tilavuokraan ilman eri korvausta.
  • muissa juhlatiloissa tai ulkona: pöydät, tuolit, kattauspöydät, keittiön ja orkesterin tarvitsemat varusteet, sähkö, ulkokalusteet, kuka järjestää?

Koristelu

  • opasteet ja kyltit (jos paikka on vaikea löytää)
  • ulkokoristeet, -kukat
    • Wallilan Kartanossa terassien parvekekukat ja kukat portailla kuuluvat tilojen peruskoristeluun ilman eri korvausta. Lisäksi puutarhan kukat kukkivat vuodenaikojen mukaan.
    • Halutessaan voi tuoda lisää koristeita, mutta juhlapaikan koristeellisuuden vuoksi niitä ei välttämättä edes tarvita.
    • Jos juhlatilana aiotaan käyttää muuta kuin juhlakäytössä olevaa tilaa, koristeita ja kukkia on hyvä olla, jotta juhlatila erottuu arkisesta ympäristöstä (kuka hankkii, tuo paikalle, laittaa paikoilleen, purkaa, jätekuljetus).
  • sisäkoristeet, -kukat
    • Tarvitseeko tila muuta kuin pöytiin laitettavat kukat? Juhlavaatteet ja -kampaukset tuovat juhliin ilmettä ja koristeellisuutta joka tapauksessa.
    • Usein ruokapöytiin sekä buffet-pöytään laitetaan kukka-asetelmat tai esim. koristeellisia oksia. Pöytien koristelu on hyvä suunnitella ammattimaisen juhlajärjestäjän tai pitopalvelun kanssa, jotta kokonaisuus toimii.
    • Kukkakaupat tarjoavat palvelua, jossa koristeet tuodaan suoraan juhlapaikalle.
    • Paikoilleen laittamisen suunnittelu ja sopiminen, kuka hoitaa (kukkakauppa, ammattimainen juhlajärjestäjä, pitopalvelu).
    • Huomaa: tuoreet kukat on hyvä laittaa paikoilleen vasta juuri ennen juhlia, joten juhliin osallistuvat henkilöt eivät yleensä tätä ehdi tehdä.
    • Muut koristeet: Jos halutaan muita koristeita, ne on hyvä suunnitella ja valmistaa ajoissa, sekä sopia siitä, kuka tuo ja laittaa ne paikoilleen sekä purkaa.
    • Vuokrakoristeet: haku, paikoilleen laittaminen, puhdistus juhlien jälkeen ja palautus.
    • Kynttilät ovat kauniita, mutta oikeiden kynttilöiden sijasta juhlissa voi olla hyvä käyttää led-kynttilöitä. Esimerkiksi tuikut palavat vain n. 4 tuntia ja juhlat kestävät yleensä pidempään. Mikäli halutaan ensin käyttää oikeita kynttilöitä, ne voidaan vaihtaa loppuillaksi turvallisiin led-kynttilöihin (muista suunnitella, kuka vaihtaa/huoltaa kynttilöitä).
    • Kynttilät palavat juhlissa huomattavasti nopeammin, kuin niiden ilmoitettu, arvioitu paloaika on. Tämä johtuu ilmanvaihdosta ja ihmisten liikkumisesta.
    • Huomaa myös, että astmaatikot voivat saada oireita kynttilöiden savusta. Wallilan Kartanon salissa on korkeaa tilaa, joten ongelmia ei ole ollut.

Pöytäliinat:

  • Kankainen pöytäliina on juhlavin, mutta myös kauniita ns. kertakäyttöliinoja löytyy.
  • Kankaisten liinojen osalta on hyvä ottaa selvää pesulakustannuksista ja sopia, kuka kuljettaa liinat.
  • Vuokrattavien pöytäliinojen hintaan sisältyy yleensä myös pesu ja mankelointi.
  • Liinojen oikea määrä ja koko: ruokapöydät, buffet-pöytä, juomapöytä, kahvipöytä, hääparin/sankarin pöytä, lahjapöytä, photobooth, yöpalakattaus
  • Liinojen oikea-aikainen laittaminen: pöydät voi kattaa vasta kun liinat ovat paikoillaan. Kuka hakee, laittaa ja palauttaa liinat: juhlajärjestäjä/pitopalvelu/juhlien järjestäjä.
  • pöytäliinojen laittamisessakin on omat niksinsä, jotka ammattilainen osaa.

Lautasliinat

  • Väreihin ja teemaan sopivat lautasliinat ja kahviliinat koristavat juhlia näkyvästi: kuka hankkii ja laittaa paikoilleen (ammattimaiselta juhlajärjestäjältä ja pitopalvelun henkilökunnalta tämä onnistuu hyvin ja ripeästi).

Muut pöytäkoristeet, nimikortit, pöytäkartta

  • Mikäli juhlissa käytetään nimikortteja ja esim. lautasliinarenkaita, niiden asettelu on hyvä miettiä vaikka ammattimaisen juhlajärjestäjän ja pitopalvelun kanssa valmiiksi: kuka laittaa paikoilleen ja kuinka paljon siihen pitää varata aikaa.

Ruoka, jälkiruoka, kahvi, yöpala

  • Pitopalvelu hoitaa yleensä sekä ruoat että tarjoiluastiat ja -ottimet.
  • Ammattimainen juhlajärjestäjä auttaa hyvän kokonaisuuden luomisessa.
  • Erikoisruokavalioiden huomioiminen ja ruokien merkitseminen.
  • Yöpala, sen tarjoilu ja astiat, tiskaus/jätehuolto

Juomat

  • Mitä juomia ja miten paljon
  • Erityisesti tässä on ammattilaisten avusta paljon hyötyä: kun juomien määrät on ennakoitu oikein, säästyy paljon rahaa ja työtä.
  • Kuljetus, viilennys, jäitä?
  • Wallilan Kartanossa on kaksi korkeaa juomakaappia ihan vain juomia varten ja pakastin pitää tarvittaessa jäät kylmänä.

Tarjoilu

  • Juhlavin tunnelma syntyy, kun ruoka tai ainakin juomat tarjoillaan suoraan pöytiin. Tähän pitää varata sopiva määrä ammattitaitoista henkilökuntaa.
  • Buffet-pöytä on myös toimiva: kuka hoitaa sen laittamisen ja koristelun
  • Juomat
  • Kahvi, tarjottavat ja avec
  • Yöpala

Astiat

  • Ruokalautaset, leipälautaset, aterimet, kahvikupit, alustassit, kakkulautaset, pikkulusikat
  • Lasit: vesilasit, viinilasit, konjakki- ja liköörilasit, snapsilasit, olutlasit, lisää vesilaseja
  • Karahvit, kannut juomille (pöytiin/juomapöytään)
  • Pullonavaajat
  • Tarjoiluastiat ja ottimet: yleensä pitopalvelu hoitaa
  • Tiskaus
  • Astiavuokraamoista saa myös erikoisempia astioita, esim. kullanväriset ruokailuvälineet. Astiavuokraamojen palvelu sisältää yleensä myös tiskaamisen.
  • Wallilan kartanosta löytyy perusastiasto (valkoiset Arabia Inari-sarjan astiat yms.)

Ohjelma

  • Musiikkia: bändi, äänentoisto, yksittäiset esiintyjät, dj
  • Ohjelma: halutaanko tilaisuuteen ohjelmaa ja millaista, kuka järjestää?
  • Tiedotus, ohjeistus, kuulutukset, kuka hoitaa?

Wc-tilat

  • Käsienpesumahdollisuudet, käsisaippuat, käsipyyhkeet, käsidesi
  • Wc-paperit
  • Wallilan Kartanossa nämä kuuluvat tilavuokraan. Mahdollisesti tarvittavasta tarvikkeiden lisäämisestä juhlien aikana on hyvä sopia, kuka hoitaa.

Siivous

  • Perussiivous (Wallilan Kartanossa kuuluu tilavuokraan)
  • Erikoistilanteet
  • Juomien roskat, pahvit, tölkit, pullot yms.
  • Ruokien tähteet ja roskat. Yleensä pitopalvelu hoitaa sovitulla tavalla.

Majoitus, matkat

  • Juhlien jälkeen maistuu uni, minne vieraat menevät juhlien jälkeen?
  • Uudenkaupungin keskustassa on useita majoitusvaihtoehtoja kävelyetäisyydellä Wallilan Kartanosta.
  • Jos juhlapaikalta on matkaa majoitukseen, miten matka kuljetaan:
    • kuka ajaa, kenen autolla, mistä saa taksin, mitä se maksaa ja miten nopeasti tulee?
  • Jatkot mökillä? Uudenkaupungin lähialueelta löytyy myös vuokrattavia mökkejä.

Yllättävät tilanteet

  • Ukkosmyrsky keskellä kesää: sataa, tulee ja sähköt katkeavat
    • Wallilan Kartanossa juhlat voivat jatkua turvallisesti, luonnonvaloa tulee suurista ikkunoista. Sähkökatkot kaupunkioloissa ovat harvinaisia ja yleensä lyhyitä.
    • Muualla on hyvä varata matkaan taskulamppuja, kynttilöitä ja tulitikkuja.
  • Sulake palaa ja esim. dj:n sähkölaite tai keittiön kahvinkeitin ei toimi
    • Wallilan Kartanossa on aina paikalla henkilökuntaa, joten juhlijoiden ei tarvitse murehtia tällaisia, vaan he voivat keskittyä juhlimiseen.
  • Juhlamekko repeää
    • Wallilan Kartanosta löytyy hakaneuloja sekä neuloja ja ompelulankaa yms.
  • Hyvät juomat uhkaavat loppua kesken juhlien
    • Uudenkaupungin keskustan ruokakaupat kolmen korttelin päässä Wallilan Kartanosta ovat auki klo 21 asti ja Vakka-Suomenkadulta löytyy ruokakauppa, joka on auki 24/7.
    • Ammattilaisten avulla tällaista tilannetta tilannetta ei tule, sillä juomien mitoitus on ennakoitu hyvin.
  • Pienet haavat ja ensiapu
    • Wallilan Kartanossa henkilökunta auttaa pienissä haavoissa yms. ja tarvittaessa hälyttää lisäapuja. Ensiaputarvikkeet löytyvät henkilökunnan sosiaalitiloista.
    • Uudenkaupungissa on myös Vakka-Suomen sairaala ja sen päivystys iltaisin.

Hyvän suunnittelun jälkeen on tärkeintä keskittyä juhlimaan!